1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Consultala S.r.l., C.F. e P.IVA 15118831005, REA RM-1569035, con sede in Viale America 111, 00144 Roma (RM), Italia.
PEC: consultalav@legalmail.it. Per richieste relative ad Autofatturala è possibile scrivere a enterprise@autofatturala.com.
2. Ambito del servizio
Autofatturala è destinato ai soggetti che, ai sensi della normativa vigente, sono tenuti o legittimati a predisporre, integrare o trasmettere autofatture elettroniche, direttamente o tramite professionisti e intermediari autorizzati. Rientrano, a titolo esemplificativo, imprese, professionisti e titolari di partita IVA italiana.
3. Dati trattati
Possiamo trattare le seguenti categorie di dati:
- dati identificativi e di contatto dell'utente, dell'azienda e degli eventuali soggetti delegati;
- credenziali, dati di autenticazione, consensi e preferenze dell'account;
- fatture, PDF, documenti caricati o inoltrati via email e relativi dati fiscali, contabili e commerciali;
- dati necessari alla generazione e trasmissione dei documenti elettronici allo SDI;
- dati delle integrazioni facoltative con gestionali e servizi di terzi, inclusi Fatture in Cloud e Aruba;
- dati relativi al piano, alla prova, ai pagamenti e allo stato dell'abbonamento;
- richieste di assistenza e comunicazioni con il team;
- dati tecnici e di sicurezza, tra cui log, indirizzo IP, dispositivo e browser;
- dati di navigazione e misurazione raccolti tramite Google Analytics 4, Meta Pixel e tecnologie analoghe.
4. Finalità e basi giuridiche
5. Elaborazione automatizzata e controllo dell'utente
Autofatturala utilizza sistemi automatizzati e modelli di intelligenza artificiale forniti da OpenAI per estrarre e proporre dati e classificazioni a partire dai documenti caricati. Le proposte restano modificabili e devono essere verificate e approvate dall'utente prima della trasmissione allo SDI.
Autofatturala non adotta decisioni unicamente automatizzate che producano effetti giuridici sull'utente ai sensi dell'articolo 22 GDPR. L'approvazione finale e la scelta di trasmettere il documento spettano all'utente.
6. Destinatari, responsabili e servizi esterni
I dati possono essere trattati da personale autorizzato e dai fornitori necessari all'erogazione del servizio. Tra i principali fornitori e destinatari rientrano:
- DigitalOcean, per VPS, infrastruttura, database, archiviazione, backup e snapshot;
- OpenAI, per l'elaborazione automatizzata dei documenti tramite API;
- Stripe, per pagamenti, gestione dell'abbonamento, antifrode e obblighi normativi;
- Mailchimp, per il pubblico Autofatturala e le comunicazioni marketing basate sul consenso;
- Google e Meta, per analytics, attribuzione e attività pubblicitarie;
- Fatture in Cloud, Aruba o altri gestionali scelti dall'utente, quando viene attivata la relativa integrazione;
- Sistema di Interscambio e autorità competenti, per la trasmissione e gli adempimenti previsti.
I fornitori operano, a seconda del servizio, come responsabili del trattamento, sub-responsabili o titolari autonomi. I rapporti sono disciplinati dagli accordi e dalle condizioni applicabili.
7. Trasferimenti internazionali
Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dagli articoli 44 e seguenti del GDPR.
8. Conservazione e cancellazione
La prova gratuita dura 15 giorni. In assenza di un piano attivo, alla scadenza l'account viene bloccato e l'utente viene indirizzato alla pagina dei pagamenti. In caso di pagamento ricorrente non riuscito sono previsti cinque solleciti e un periodo di tolleranza di 14 giorni, con blocco dal quindicesimo giorno.
Dopo sei mesi dalla scadenza dell'account vengono cancellati l'account e i dati operativi associati. L'utente riceve preavvisi 30, 7 e 1 giorno prima della cancellazione definitiva; l'acquisto o la riattivazione interrompono il processo.
- Dati operativi, fatture e contenuti dell'account: cancellazione dopo sei mesi dalla scadenza, salvo riattivazione o obbligo di conservazione.
- Backup e snapshot: le copie residue vengono eliminate secondo il normale ciclo di rotazione e le policy tecniche applicate su DigitalOcean.
- Dati amministrativi, fiscali e di tutela dei diritti: conservazione per i periodi previsti dalla legge, normalmente fino a dieci anni o per il maggior termine necessario in caso di contenzioso.
- Dati marketing: fino alla revoca del consenso, fermo restando l'eventuale mantenimento di una lista di soppressione.
- Dati trattati dai fornitori: secondo i termini contrattuali e le policy di conservazione applicabili, incluse le eventuali registrazioni temporanee di sicurezza del fornitore AI.
10. Diritti dell'interessato
Nei casi previsti, l'interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati e opposizione al trattamento, nonché revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Le richieste possono essere inviate a enterprise@autofatturala.com o alla PEC consultalav@legalmail.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
11. Sicurezza
Consultala adotta misure tecniche e organizzative commisurate al rischio, tra cui controllo degli accessi, protezione dell'infrastruttura, backup e snapshot DigitalOcean e misure di logging. Nessun sistema può garantire sicurezza assoluta. Frequenza, rotazione e prove periodiche di ripristino devono essere documentate nella procedura tecnica interna.
12. Modifiche all'informativa
La presente informativa potrà essere aggiornata. In caso di modifiche sostanziali verrà fornita un'informazione adeguata attraverso il sito, il prodotto o l'email associata all'account.