Autofatture e AI: cosa controllare prima di approvare i dati

Hai caricato una fattura estera e ora vedi i campi compilati nella schermata di revisione. Prima di approvare, confrontali con il PDF. Per lavorare con ordine, segui la sequenza qui sotto: parte dall’identità del documento e arriva alle questioni che richiedono una valutazione fiscale.

1. Assicurati di avere il documento giusto

Controlla il fornitore, il destinatario e il numero della fattura. Verifica anche che non si tratti di una nota di credito o di una versione corretta di un documento già lavorato. Se un collega ti ha inoltrato lo stesso PDF, chiarisci chi sta seguendo la pratica prima di approvarlo.

Il numero della fattura deve corrispondere a quello riportato dal fornitore. Se sul documento compaiono più codici, distingui il riferimento fiscale dal numero dell’ordine o dall’identificativo del pagamento.

2. Confronta date, importi e valuta

Leggi la data del documento senza dedurla dalla data dell’email. Passa poi alle righe, agli sconti e al totale. Controlla la valuta indicata dal fornitore e non sostituirla con quella del conto da cui hai pagato.

Un esempio di verifica: il PDF riporta un abbonamento e una voce di credito. Chiediti se i dati proposti rappresentano entrambe le voci e se il totale corrisponde. Il nome del servizio, da solo, non basta a descrivere il contenuto della fattura.

3. Leggi avvertenze e motivazioni

Autofatturala affianca il PDF ai dati proposti e permette di correggere i campi prima dell’approvazione. Nella revisione trovi anche le avvertenze emerse dai controlli. Per conoscere il percorso completo, consulta Come funziona.

Dedica una verifica a ciascun dubbio. Se manca un dato nell’originale, cerca il documento completo o chiedi un chiarimento al fornitore. Se invece il dato è leggibile ma il campo non coincide, confrontalo con l’originale e correggilo. Evita di compilare un’informazione solo per eliminare un’avvertenza.

4. Distingui la trascrizione dalla decisione fiscale

Correggere un numero letto male e scegliere il trattamento fiscale sono attività diverse. Per la prima hai il PDF come riferimento; per la seconda possono servire informazioni sull’operazione e sulla tua posizione.

Se non sai confermare il tipo di documento, l’aliquota o la natura IVA proposta, sottoponi il caso al commercialista prima di approvare. Invia l’originale e formula una domanda specifica, per esempio: “La descrizione comprende questi servizi: puoi verificare il trattamento proposto?”. Non copiare la soluzione di una fattura precedente solo perché il fornitore è lo stesso.

5. Chiudi il controllo anche dopo l’approvazione

Annota i chiarimenti che hai ricevuto e chi ha svolto la verifica. Dopo l’approvazione, consulta lo stato dell’invio e il relativo esito in piattaforma: aver corretto i campi non significa che tu abbia già verificato la conclusione del percorso.

Puoi usare questa sequenza come promemoria per il team. Concorda chi si occupa dei dubbi fiscali e chi controlla gli esiti, così una pratica non resta sospesa tra due persone convinte che l’altra l’abbia completata.